Conseguir un cliente nuevo es una buena noticia. Incorporarlo mal —sin un proceso claro, sin recopilar todo lo que necesitas desde el primer día— es el origen de los problemas del primer mes: declaraciones con datos incompletos, acceso al Buzón SOL que nunca llega, régimen tributario mal identificado. Un onboarding de 30 minutos bien estructurado lo evita todo.
Por qué el onboarding define la relación con el cliente
El primer mes con un cliente nuevo es el que más errores produce. La razón es simple: el contador no tiene toda la información y el cliente no sabe exactamente qué dar. Un proceso de onboarding estandarizado rompe ese ciclo: le dices al cliente exactamente qué necesitas, en qué formato y en qué plazo. Él lo entrega. Tú trabajas. La relación empieza con el pie derecho.
Fase 1 — Primera llamada o reunión (10 minutos)
Antes de tocar ningún número, necesitas entender el negocio del cliente. Con 5 preguntas claras es suficiente:
- •¿Cuál es el régimen tributario actual? (NRUS, RER, RMT, Régimen General)
- •¿Tiene trabajadores en planilla? ¿Cuántos?
- •¿Emite comprobantes electrónicos propios o usa el Facturador SUNAT gratuito?
- •¿Tiene deudas tributarias pendientes o fraccionamientos activos con SUNAT?
- •¿Cuándo fue la última declaración presentada y está al día?
Con esas respuestas sabes: qué declaraciones vas a gestionar, si hay pasivos tributarios que resolver antes de empezar a cobrar honorarios normales, y qué acceso necesitas con urgencia.
Fase 2 — Lista de accesos y documentos a solicitar (10 minutos de tu tiempo, tarea del cliente)
Envía al cliente una lista clara —por WhatsApp o correo— con exactamente lo que necesitas. No improvises cada vez. Usa siempre la misma lista base:
| Documento / Acceso | Para qué sirve | Urgencia |
|---|---|---|
| RUC activo y número de RUC | Verificar estado en SUNAT | Inmediata |
| Clave SOL (usuario y contraseña) | Acceder al Buzón SOL y portal SUNAT | Inmediata |
| DNI del representante legal o titular | Verificar datos de la empresa | Inmediata |
| Última declaración PDT 621 presentada | Verificar que esté al día | Primer día |
| Últimos 3 SIRE presentados (si aplica) | Revisar el estado de los registros electrónicos | Primer día |
| Comprobantes de compras del mes en curso | Iniciar el registro del RVIE | Antes del vencimiento |
| Acceso al sistema de emisión de comprobantes | Descargar comprobantes de ventas del período | Antes del vencimiento |
| Estado de cuenta del Banco de la Nación (detracciones, si aplica) | Verificar saldo disponible para impuestos | Primera semana |
| Datos de planilla si tiene trabajadores (contratos, remuneraciones) | Preparar PDT PLAME | Según vencimiento |
Guarda esta lista como plantilla. El 90% de los clientes necesita exactamente los mismos elementos. Personaliza solo lo que varía (régimen, planilla, tipo de negocio).
Fase 3 — Verificación inicial en SUNAT (10 minutos del contador)
Con la clave SOL en mano, haz estas verificaciones antes de tocar ningún número:
- 1.Verificar el estado del RUC: activo y habido. Si está 'no habido', hay que regularizar el domicilio fiscal antes de cualquier otra cosa.
- 2.Revisar el Buzón SOL: ¿hay notificaciones no leídas? ¿Requerimientos, órdenes de pago, cobranzas coactivas pendientes? Esto puede cambiar completamente el alcance de tu trabajo del primer mes.
- 3.Revisar las declaraciones presentadas: ¿están al día? ¿Hay períodos sin declarar? Identifica el 'hueco' que tienes que cubrir si el cliente viene con atrasos.
- 4.Verificar el cronograma de vencimientos del cliente según su dígito de RUC. Añade las próximas fechas críticas a tu agenda.
- 5.Si tiene detracciones: revisar el saldo en la cuenta del Banco de la Nación.
El documento que lo cambia todo: el contrato de servicios
Muchos contadores trabajan sin contrato. El primer problema siempre aparece cuando hay un malentendido sobre qué está incluido en los honorarios. Define por escrito al menos:
- •Qué declaraciones cubres (PDT 621, PLAME, SIRE, Declaración Anual, etc.).
- •Qué NO está incluido (trámites extraordinarios, representación en fiscalizaciones, deudas anteriores a la contratación).
- •Fecha límite de entrega de documentos por parte del cliente cada mes.
- •Qué pasa si el cliente entrega documentos tarde (declaración con datos incompletos, sin responsabilidad del contador).
- •Honorario mensual y forma de pago.
Primer mes: las tareas adicionales que nadie agenda
El onboarding no termina en la primera reunión. El primer mes tiene tareas únicas que no se repiten después:
- •Revisar el historial de declaraciones de los últimos 12 meses: ¿hay rectificatorias pendientes? ¿Períodos sin declarar?
- •Verificar si el régimen tributario actual es el correcto para el nivel de ingresos y actividad del cliente. Si no lo es, planificar el cambio de régimen.
- •Revisar activos fijos si el cliente tiene bienes depreciables: ¿están registrados? ¿La depreciación acumulada es correcta?
- •Si el cliente venía con otro contador: solicitar el libro contable actualizado y los saldos de apertura.